FILOSOFI PENGADAAN SONY (terjemahan)

Salam Bagian Pengadaan
Sony bersandar pada teknologi dan kerjasama dengan banyak pemasok yang berasal dari seluruh dunia serta selalu menjaga secara baik dan terbuka hubungan dengan pemasok-pemasok tersebut. Hal ini kadang sangatlah sulit.
Manual filosofi pengadaan ini disiapkan guna menghadirkan dasar-dasar dalam bidang pengadaan bahan (material). Manual ini diterapkan tidak hanya ditujukan bagi manajer pengadaan, namun juga bagi semua yang terlibat dalam transaksi pengadaan.
Dengan manual ini, diharapkan terbentuk suatu gambaran umum atas peran penting pengadaan material di dalam manajemen perusahaan.

Peran Bagian Pengadaan
Manajer pengadaan tidak hanya berperan pasif sebagai pembeli material yakni sekedar memenuhi atas permintaan pembelian. Namun juga perlu bagi pembeli untuk membentuk kerjasama strategis dengan departemen rekayasa dan manufaktur melalui pengolahan informasi yang tepat di dalam maupun di luar perusahaan serta memperkuat komunikasi dengan departemen lainnya dan seterusnya.
Pembeli harus bekerja dengan kesadaran yang jernih atas tujuan departemen dalam merencanakan kegiatan pengadaan yang memadai dan sesuai dengan lingkungan di dalam maupun di luar perusahaan, dalam men-standarisasi dan meningkatkan komponen umum, dalam peningkatan manfaat pengurangan biaya komponen melalui diskusi dengan perancang serta meningkatkan kegiatan analisa nilai, untuk bekerja menuju pengadaan global yang lebih baik.
Poin utama adalah untuk melakukan upaya pengurangan biaya total perusahaan (Sony) melalui kegiatan-kegiatan ini.

Peran Pembeli
Peran divisi pengadaan adalah memilih vendor yang memasok komponen elektronik dengan harga yang baik, pada waktu yang tepat, dan dalam jumlah yang sesuai agar harapan kualitas Sony terpenuhi, pengurangan biaya, fungsi kegiatan perencanaan serta manufaktur berjalan lancar.
Secara ringkas bisa disebutkan :
1. Pemilihan pemasok terbaik
2. Jaminan kulitas yang sesuai
3. Jaminan tingkat pasokan yang dibutuhkan
4. Aturan skema pembayaran
5. Dan terakhir, keputusan atas harga terbaik
Harga terbaik bukan berarti termurah. Kualitas/mutu, pengiriman, dan jaminan pasokan yang stabil juga harus dipertimbangkan. Tidak benar berpikir bahwa karena sesuatu harganya murah maka akan merupakan kesepakatan terbaik.

Divisi Pengadaan Sebagai Pusat Laba
Perlu diingat bahwa divisi pengadaan juga merupakan pusat laba di Sony. Untuk meningkatkan laba, penjualan bisa ditingkatkan atau biaya produksi perlu dikurangi. Misalnya jika perusahaan memiliki penjualan tahunan 100 milyar rupiah dan marjin laba 5% (5 milyar rupiah), pada saat penjualan meningkat 5% maka total laba meningkat sebesar 250 juta rupiah. Sebaliknya jika biaya produksi dipangkas sebesar 5% biaya produksi akan setara dengan persentase penjualan sebesar 95% x 0.95 = 90.25% dan laba meningkat sebesar 4750 juta rupiah (4,75 milyar rupiah). Pengurangan biaya produksi dapat menjadi jalan yang lebih efisien menuju kemampulabaan ketimbang meningkatkan penjualan.
Biaya material sejauh ini adalah biaya terbesar dalam manufaktur, maka dengan mengurangi biaya material, divisi pengadaan akan secara efektif menjadi pusat laba.

Perundingan Harga
Perundingan harga adalah salah satu tugas terpenting dari manajer pengadaan. Satu dasar perlu dicatat yakni asahlah naluri harga anda dan pahamilah struktur biaya. Suatu pemahaman mengenai kecenderungan (trend) juga akan sangat membantu.
Perundingan harus dianggap sebagai suatu perang satu lawan satu dimana keberadaan suatu argumen dianggap penting.
Apakah anda mendapat peluang harga terendah di dunia? Tanyalah diri anda – Dapatkah saya menawar untuk harga yang lebih baik? Gunakan perundingan sebagai suatu pelajaran bagi pertemuan berikutnya.
Perundingan kembali atas harga setelah kontrak komponen atau material tidaklah diinginkan.
Ingatlah bahwa hubungan positif dan bersahabat dengan pemasok sangat dibutuhkan guna mendapatkan harga pembelian yang menguntungkan.

Analisa Biaya
Faktor biaya merupakan hal penting yang tidak bisa diabaikan oleh manajer pengadaan sebagai biaya material yang digunakan bagi biaya utama manufaktur.
Alat dasar dalam analisa biaya adalah tabel biaya. Yaitu suatu skala guna menghitung biaya pembelian dan akan membantu menghitung harga pembelian berdasarkan biaya material, biaya proses, biaya administrasi, biaya penjualan, laba dan seterusnya.
Namun, harga yang telah dihitung bukanlah terpatri dalam batu. Tergantung pada lingkungan ekonomi, harga bisa berubah, sehingga perlu diperoleh sedekat mungkin harga yang optimal melalui perundingan.
Penting bagi manajer pengadaan untuk memantapkan biaya awal yang serendah mungkin melalui kegiatan analisa nilai dalam tahap percobaan dan analisa harga dari komponen yang dibeli.

Pengurangan Biaya
Pengurangan biaya merupakan upaya besar perusahaan untuk membuat potongan terakhir melalui perusahaan tanpa mengorbankan kualitas. Bagi pembeli, hal ini berarti pengurangan biaya material.
Pengurangan biaya material berarti mengembangkan sistem bagi penggantian material yang tidak mahal, untuk pembentukan harga terbaik berdasar perkiraan yang dibandingkan, untuk analisa dengan tabel biaya, guna mendapatkan kontrak material produksi masal, dan sebagainya, sebagaimana pengembangan teknik analisa nilai dan pengadaan material dari suatu sudut pandang global.
Pada suatu lingkungan ekonomi yang berubah cepat, analisa nilai yang efektif didasarkan pada analisa rencana design yang lengkap serta pada kegiatan analisa nilai dari pembuat desain pada tahap awal.
Ini adalah tugas divisi pengadaan untuk mengukur penurunan biaya dari jenis kegiatan tersebut.

Globalisasi Pengadaan
Konsep dasar di belakang sistem manufaktur Sony adalah :
1. Perakit dan pemasok pada tempat dimana terdapat suatu pasar.
2. Material yang diperlukan untuk produksi seharusnya diadakan berdasarkan sudut pandang global.
Berdasarkan prinsip-prinsip tersebut, pembeli lokal di seluruh dunia sebaiknya berlatih dalam pengadaan material secara efisien, menekankan komponen lokal, guna membantu mengurangi biaya dalam kaitannya dengan kebijakan globalisasi Sony.
Juga, sambil mempromosikan pemasok lokal dan pemanfaatan komponen lokal guna meningkatkan pembelian dalam negeri (domestic), ingat juga bahwa hal ini penting untuk mempertahankan kualitas.

Jaminan Kualitas
Kualitas yang dijamin merupakan pertimbangan utama dalam pengadaan material. Karena tema utama dalam proyek ‘Tanpa Cacat’/Zero Deffect adalah memastikan produk memenuhi harapan pelanggan tanpa cacat, sistemnya adalah tidak membiarkan adanya tingkat kerusakan unit (tingkat kualitas yang dapat diterima). Lagipula, gagasan tanpa cacat adalah upaya melakukan tanpa kerusakan pada proses manufaktur mulai dari awal – suatu fakta mendasar untuk diingat dalam pengadaan material.

Pemeliharaan Lingkungan
Pemeliharaan lingkungan tetap merupakan inti dan isu penting bagi Sony sebagai warga perusahaan yang baik. Seluruh anggota bagian pengadaan seharusnya mencatat dan membuat upaya untuk memenuhi petunjuk berikut :
1. Sebagai agen yang ditempatkan antara Sony dan pemasok material, anggota pengadaan harus melatih peran dan kontrolnya dengan memperhatikan tidak hanya komponen dan bagian yang dikirim namun juga material packing, barang produksi dan proses pengiriman, dan seterusnya, yang manapun suatu masalah mungkin timbul, bagi kepentingan pemeliharaan lingkungan dan perlindungan.
2. Seluruh anggota seharusnya menyadari aturan lingkungan dan peraturan yang dapat diterapkan kepada setiap operasi dan harus mengamati secara positif.
3. Dalam upaya memperoleh laba yang menguntungkan bagi Sony, anggota pengadaan harus mendukung pembuatan keputusan dengan menyediakan informasi yang sesuai setelah dengan hati-hati menganalisa pemeliharaan lingkungan serta dampaknya bagi perusahaan.

Etika
Sony memiliki pabrik-pabrik seluruh pasar di dunia dan meningkatkan lokalisasi produksi. Bagian terbesar pergeseran dana perusahaan bagi kegiatan produksi ini merupakan tanggung-jawab manajer pengadaan (procurement).
Sebagai anggota pengadaan yang menanggung beban reputasi Sony dalam perundingan mereka, manajer pengadaan diamati oleh setiap orang yang ada di dalam dan luar Sony serta mereka tidak hanya bertindak secara etis tapi harus selalu jauh dari kecurigaan dan berperilaku etis dalam pembuatan transaksi. Di sini, kita menggambarkan petunjuk etis yang terlibat di dalam pengadaan.

Tanggung-jawab Pengadaan
Manajer pengadaan memiliki tanggung-jawab untuk memastikan bahwa ketika terjadi sesuatu yang tidak diharapkan di lini perakitan, pasokan yang teratur dari komponen (part) yang lolos uji harus selalu dipertahankan sehingga produksi tidak berhenti.
Untuk memenuhi permintaan dan mempercepat waktu uji coba (trial) produksi, diperlukan kerjasama dengan grup produk serta mengupayakan penyusunan dan pengalihan komponen produksi yang diuji coba.
Keduanya, orang-orang dari perancang dan pengadaan harus menyadari fakta bahwa mereka memiliki peran yang besar dalam pengembangan produksi uji coba ini (trial).

Perundingan Pengadaan
Perundingan dan tawar-menawar dengan orang-orang dari perusahaan lain yang berhubungan dengan transaksi procurement merupakan tugas dan tanggung-jawab dari departemen pengadaan (procurement).
Sebagai spesialis procurement, orang-orang procurement harus memenuhi dengan layak permintaan departemen lain dan seharusnya mengamati bahwa departemen secara individu tidak melakukan pesanan langsung dari Vendor dan bahwa departemen perancang (design) tidak memutuskan di awal terhadap Vendor (sehingga mendahului departemen procurement).

Perundingan Yang Adil (Fair)
Orang-orang procurement seharusnya selalu jauh dari penyesalan pada perundingan dengan pemasok (vendor). Tetapi, dalam mengejar suatu hasil yang lebih baik, akan mudah terpengaruh, maka sebaiknya disadari akibat dari tindakan yang dilakukan.
Lebih lengkapnya, kita bergerak bersama sebagai suatu organisasi dan kekuatan diterapkan atas nama perusahaan. Dalam konteks ini, setiap tugas individu di dalam organisasi harus dipahami oleh semuanya.

Minat Yang Terkait
Manajer Procurement yang berada pada posisi menggunakan tekanan (pressure) atas perundingan procurement seharusnya tidak diperkenankan baik langsung maupun tidak, memiliki hubungan khusus dengan Vendor.
Juga, manajer procurement tidak dapat bertindak sebagai yang diberi kuasa terhadap perusahaan vendor, apakah dalam peran sebagai staf atau manajemen.
Manajer procurement seharusnya tidak diperkenankan menerima segala bentuk hadiah atau remunerasi dari vendor sebagai penggantian saran atau nasihat yang diberikan.
Jika seorang pembeli (procurer) diperkenalkan kepada vendor tertentu melalui saluran pribadi, atau jika seorang pembeli menerima suatu permintaan pribadi dari vendor, pembeli seharusnya tidak terjebak dalam suatu perundingan sebagai bentuk empati atau kewajiban kemanusiaan. Selalu berlaku bagi kepentingan organisasi/perusahaan.

Hadiah Atau Persembahan
Seluruh karyawan atau perwakilan dari perusahaan tidak diperkenankan menerima persembahan dalam bentuk entertainment, hadiah atau tawaran lainnya atau pemberian dari penjual/vendor dengan imbal balik untuk mengamankan suatu kontrak atau mengamankan perlakuan khusus atas pemberian hadiah tersebut.
Bisa dipahami bahwa praktek bisnis di kawasan Asia Tenggara lazim adanya hadiah kecil yang diserahkan antara penjual dan pembeli. Item tersebut adalah sesuatu yang umum dan kurang bernilai (misalnya, kalender, buku diari, sapu tangan, dan sebagainya) yang bisa dipertimbangkan sebagai perkecualian dari kebijakan ini.
Bukan sesuatu yang serius mengenai hal ini dan tidak mengubah praktek sehari-hari namun hanya mengurangi dampak berlebihan yang mungkin berkembang.
Ketika ragu-ragu atas apa yang boleh diterima baik hadiah atau keramahan, maka pemberian tersebut sebaiknya dimintakan saran persetujuan dari senior perusahaan.
Seluruh orang bagian pembelian bertanggung-jawab secara menyeluruh dengan semangat dan kepatuhan atas garis haluan ini. Kegagalan akan hal ini bias membenarkan diambilnya tindakan disiplin atau bahkan pemecatan.

Kewenangan
Kewenangan utama melibatkan pekerjaan manajer pembelian. Tetapi, hal ini bukan berarti kewenangan pribadi. Karena pembeli mengelola sejumlah besar uang, mereka juga bertanggung-jawab atas kekuatan ekonomi yang besar dan, tentu saja mereka bukanlah obyek sasaran dari vendor maupun bagian lain di perusahaan. Umumnya, manajemen perusahaan dari vendor memperlakukan pembeli dengan baik dan sering akan menerima permintaan yang agak tidak rasional. Karena itu, pembeli cenderung salah menilai wewenang mereka dan membiarkan perlakuan tersebut berjalan. Kadang, hal ini dapat membentuk suatu karakter yang tidak diinginkan oleh manajemen perusahaan.
Lagipula, sifat vendor bukan merupakan suatu ketetapan bagi manajer pembelian secara pribadi. Selalu penuh kesadaran bahwa seorang pembeli merupakan wakil perusahaan dan harus berunding atas hubungan dengan vendor berdasarkan asas kesetaraan. Terutama, jangan pernah memberikan perlakuan kebaikan berdasarkan perasaan pribadi dengan harapan mendapat imbalan.

Wajah Perusahaan
Grup pengadaan dan penjualan adalah titik kontak dalam perundingan antara pemasok dan pembeli. Dimana tindakan dan tingkah laku dari pembeli selalu kritis dinilai oleh pihak di luar perusahaan. Jika manajer pengadaan kurang hati-hati dalam sikap bisnisnya dan menyulitkan vendor atau menyebabkan kondisi pekerjaan yang buruk maka imej perusahaan akan menjadi rusak. Meskipun jarang terjadi suatu kekurang-persiapan, kecerobohan, atau kebodohan yang menyebabkan masalah perusahaan atau pemasok yang tidak dapat ditoleransi.

Bagian Pembelian Sebagai Sumber Informasi
Disamping melayani sebagai jendela perusahaan, bagian pembelian juga merupakan jendela ke dunia luar. Bagian pembelian bisa mengumpulkan berbagai informasi yang berguna dari berbagai vendor. Tergantung pada pengetahuan seseorang, nilai informasi bagi perusahaan bisa berupa apapun dari tidak ada sampai sangat bernilai. Bila informasi yang bernilai bagi perusahaan tidak secara sadar diletakkan pada tempat yang tepat oleh manajer pembelian, maka hal ini menjadi tidak berguna. Untuk memaksimalkan nilai informasi, manajer pembelian harus selalu berpikir luwes dengan visi jauh ke depan.
Informasi yang bernilai termasuk informasi teknis terbaru akan berguna bagi perancangan, laporan material / komponen yang akan membawa analisa nilai ke lapangan, informasi dari luar negeri yang diperlukan bagi pembelian secara global.

Kerahasiaan
Tentunya sangat tidak pada tempatnya untuk membicarakan informasi mengenai transaksi pembelian pada tempat umum. Informasi seperti itu bahkan harus tidak dibahas dalam perusahaan yang mungkin bisa didengarkan oleh orang dari departemen yang tidak terkait. Elevator, kereta, pesawat terbang, dan sebagainya juga merupakan tempat yang tidak sesuai untuk diskusi semacam itu.
Ada juga kesepakatan informasi pembelian yang seharusnya tidak dibagi di luar manajemen pembelian. Meskipun rahasia secara tidak sengaja bocor, mereka kadang bisa kelepasan bicara dalam perbincangan, sehingga harus selalu berhati-hati.

Penawaran
Permintaan penawaran kepada vendor harus dibatasi dalam hal manajer pembelian sudah memastikan adanya pembelian atau telah membuat suatu perjanjian untuk melakukan pembelian. Meskipun ada banyak cara memilih vendor tergantung pada perkiraan mereka, manajer pembelian harus terbuka membuat keputusan dengan membandingkan semua perkiraan tertulis dari vendor yang berpotensi.
Bagian pembelian harus memberikan perhatian sama kepada perkiraan tersebut dan informasi pembelian dari vendor sebagaimana model informasi dari Sony. Juga, informasi terkait dari vendor dan atau transaksi seharusnya tidak diberikan kepad pihak ketiga tanpa ijin dari vendor.

Pengamatan Hukum
Bagi setiap transaksi dimana manajer pembelian terlibat, hukum memainkan suatu peran yang besar. Manajer pembelian dapat mengakibatkan kerusakan serius dari perusahaan atas kebijakan yang tidak jelas. Dengan kata lain, penting untuk membuat keputusan hanya setelah memiliki pengetahuan yang layak dan pemahaman atas semua hukum yang mengatur, yang bisa dilaksanakan untuk pembelian.
Hukum yang terkait kegiatan pengadaan termasuk diantaranya hukum yang mengatur pembelian, kontrak transaksi, pengesahan hukum, dan sebagainya.

Presentasi Informasi Produksi
Pada saat Sony menghadirkan informasi mengenai waktu dan jumlah pasokan yang mungkin dari kontraktor, sebelum menghadirkannya ke kontraktor, secara jelas dinyatakan apakah hal ini hanya untuk suatu laporan informasi produksi atau terkandung order (yang tidak resmi), tanpa memperhitungkan judul laporan.

Pembayaran
Manajer pembelian harus selalu memastikan bahwa pembayaran barang dilakukan secara cepat dan tepat. Hindari menunggu sampai pembayaran jatuh tempo dan cobalah melengkapi transaksi secara cepat. Kadang, pembayaran ke vendor harus segera dilakukan guna membayar karyawan dari vendor tersebut, sehingga senantiasa disadari atas kewajiban ketepatan waktu pembayaran.

Perihal Vendor
Pengadaan material pada saat terjadi perubahan cepat pasar dan inovasi teknologi menuntut saling percaya antara pihak pemberi order dengan vendor. Kedua perusahaan harus memahami kemampuan satu sama lainnya dan tidak seharusnya mengabaikan upaya dalam pemecahan masalah. Masalah harus dihadapi dengan pikiran yang luas sebagai perusahaan yang mandiri.

Pemilihan Vendor
Untuk order baru, bagian pembelian harus pertama mempertimbangkan vendor yang sudah ada.
Untuk keputusan ini, tentunya dibutuhkan pemahaman dari vendor yang sudah ada. Pastikan adanya vendor yang mungkin akan secara tepat untuk rencana order khusus. Khususnya pengecekan harga dari vendor, kualitas, pengiriman dan kemampuan pasokan yang diperlukan.
Juga, manajer pengadaan harus membimbing vendor sesuai kebutuhan perusahaan. Tambahan, jangan menunda untuk menyelesaikan perundingan dengan vendor yang telah menyelesaikan kesepakatan akhir.
Namun, jika analisa menunjukkan bahwa vendor yang sudah ada tidak layak, kita harus mempertimbangkan kemungkinan pengembangan vendor-vendor baru. Jika kita lihat situasi dari sudut pandang pengadaan global, kita harus memiliki niat pergi ke seluruh vendor manapun yang dapat memenuhi kebutuhan kita tanpa melihat asal vendor.

Kriteria Dalam Memilih Vendor Baru
Dalam memilih vendor baru, wilayah pertanyaan mendasar adalah 1) kualitas vendor 2) pengiriman tepat waktu 3) pasokan teratur dengan harga yang tepat.
Daftar untuk memilih vendor baru adalah :
1. Tingkat teknologi barang yang dibuat dan kemampuan produksi
2. Peralatan dan teknologi pembuatan
3. Kebijakan manajemen
4. Perilaku manajemen
5. Situasi keuangan
6. Ketrampilan administrasi
7. Jaminan kerahasiaan
8. Perhatian dan kerjasama terhadap Sony
9. Biaya distribusi
Dari sudut pandang global, penilaian vendor didasarkan pada kekuatan dalam wilayah di atas.
Di Jepang, manajer yang menjamin Sertifikasi Konsultan Perusahaan Skala Kecil Menengah yang disahkan oleh Pemerintah, dapat membantu untuk mengevaluasi manajemen yang sudah ada dan kemungkinan vendor baru, merupakan suatu analisa yang penting.

Bakat - Bakat
Sejalan dengan tugas-tugas bagian pengadaan, Sony membutuhkan orang-orang dengan ketrampilan dan pengetahuan yang dapat membantu mereka membuat keputusan yang tepat dalam menghadapi berbagai perubahan diseluruh dunia.
Manajer pengadaan harus memiliki pengetahuan untuk menyampaikan kepada pembuat desain dan manajemen pada tingkatan yang sama.
Meskipun ada kecenderungan umum akan informasi dan kesadaran teknologi tinggi akhir-akhir ini, hal ini benar adanya bagi percepatan perubahan pada industri elektronik dimana Sony terlibat. Pada jaman sekarang, merupakan suatu keharusan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan dalam keahlian kita maupun bidang lainnya.
Tidak ada pembeli yang baik maupun penjual yang baik yang tidak memahami kecenderungan pasar atau pemahaman produk secara rinci. Sama juga, pembeli harus memiliki pengetahuan utuh akan rencana order sebelum melakukan pertemuan dengan vendor.

Bakat Yang Diperlukan
Pengetahuan : 1) Pengetahuan dasar (ekonomi umum, manajemen bisnis, hukum pengadaan, teknologi pabrikan – termasuk elektronik dasar, bahasa dan paten). 2) Pengetahuan Material (fungsi, metoda pabrikan, standarisasi, bahan baku, biaya). 3) Pengetahuan Bisnis Global (kecenderungan pasar/dunia, vendor dan persaingan).
Ketrampilan : manajemen, biaya, dan analisa nilai
Kepribadian : tulus, mendasar, kerjasama, bijak, positip, hati-hati, kepekaan seimbang, adil dan tegas